El Distrito Bibliotecario Regional Fort Vancouver dispone de salas de reuniones en el mayor número de locales como sea posible. Las salas de reuniones tienen por finalidad fomentar la misión de la biblioteca facilitando el intercambio de información y de ideas diversas.

Las salas de reuniones de la biblioteca se utilizan para programas patrocinados por la biblioteca, grupos de la organización Amigos de la Biblioteca (Friends of the Library) la fundación Fort Vancouver Regional Library Foundation y otras organizaciones afiliadas a la biblioteca en conformidad con las estipulaciones de la Política sobre Programas y Exposiciones Iniciados por la Biblioteca (Policy on Library Initiated Programs and Exhibits).

Cuando las salas de reuniones no estén siendo utilizadas por la biblioteca o por organizaciones afiliadas a la misma, el espacio estará a disposición del público, aplicándose los mismos términos, independientemente de las creencias o de las afiliaciones de la persona o del grupo que solicite su uso.

LLos términos para el uso público de las salas de reuniones son los siguientes:

• La reunión debe estar abierta al público.
• No se cobrará el ingreso. No podrán anunciarse, solicitarse o venderse productos o servicios en las salas de reuniones de la biblioteca ni en la propiedad de la misma. En conformidad con la misión de la biblioteca, la información puede difundirse gratuitamente.
• El espacio debe utilizarse para eventos específicos y no para reuniones regulares. La programación de su uso se limitará según sea necesario para asegurar que toda la comunidad tenga un acceso equitativo a las instalaciones.
• La biblioteca no se hace responsable de las lesiones ni de los daños a bienes personales que se produzcan a raíz de las acciones de los patrocinadores o participantes de las reuniones en las instalaciones de la biblioteca.
• El suministro de salas de reuniones para el uso del público no significa que la biblioteca apoye las creencias o las ideas expresadas por las organizaciones o por las personas que utilizan el espacio.
• Los eventos o las reuniones no se anunciarán de una manera que sugiera el patrocinio por parte de la biblioteca o su afiliación a ésta.
• Está prohibido fumar y consumir bebidas alcohólicas en las instalaciones de la biblioteca.
• Los usuarios se hacen responsables de la limpieza del espacio que hayan utilizado y de todo daño a los bienes de la biblioteca que resulte de dicho uso. La biblioteca podrá imponer multas por los daños o por el costo de la limpieza.
• La biblioteca se reserva el derecho de cancelar las reservaciones que se hayan hecho para utilizar las salas de reuniones si ella u organizaciones afiliadas a ella necesitan las salas.
• La biblioteca se reserva el derecho de denegar el espacio a los usuarios que tengan planificado utilizar el espacio de una manera que no cumpla con los términos de la presente política. El quebrantamiento de dichos términos podría conllevar la denegación de acceso al espacio en el futuro.

El Director Ejecutivo es el responsable de la administración de la presente política, de establecer procedimientos administrativos para su ejecución y de facilitar la política al público en cada una de las sucursales y por medio del sitio Web de la Biblioteca.

Aprobada por el patronato: Política original 6 de mayo de 1991
Modificada: 11 de junio de 1992
Nombre de la política revisado para facilitar su archivo, 10/2/03 (antes titulado Salas de Reuniones para el Uso del Público)
Modificada: 14 de junio del 2004