Compra y política de compras

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Tabla de contenido

  1. Introducción
    1. Determinar el costo del proyecto
    2. MRSC lista de pequeñas obras
    3. Determinar el tipo de proyecto
  2. Proyectos de obras públicas (construcción)
    1. Obras públicas proyectos menores $35.000
    2. Proyectos de obras públicas entre $35.000 y $150.000
    3. Proyectos de obras públicas por $150.000 - invitación a licitación (ITB)
    4. Evaluación de ITBs
  3. Reparación y mantenimiento de proyectos
    1. Reparaciones o mantenimiento en $35.000
    2. Reparación o mantenimiento sobre $35.000
    3. Rutina mantenimiento programado
    4. Servicios de guardia
  4. Compra de suministros, mobiliario y equipo
    1. Compras anuales en $35.000
    2. Compras anuales superiores a $35.000
    3. Compra de colecciones de la biblioteca
  5. Solicitar servicios profesionales
    1. Proyectos arquitectónicos y de ingeniería en $35.000
    2. Proyectos arquitectónicos y de ingeniería sobre $35.000
    3. Proceso de evaluación de la solicitud de cotización
  6. Contratación de servicios profesionales
    1. Servicios profesionales en $35.000
    2. Servicios profesionales de más de $35.000
    3. Proceso de evaluación de la solicitud de propuestas
  7. Excepciones a precios competitivos y el proceso de licitación Formal
    1. Contratos
    2. Proveedores de la única fuente
    3. Compras de emergencia
  8. Normas y requisitos generales
  9. Glosario de términos
  10. Apéndice A - formas de contratación (pdf)

1. INTRODUCCIÓN

La compra y la política de contratación para FVRL sirve como la política que regula la compra de bienes y servicios relacionados con la construcción y mantenimiento de las instalaciones de la biblioteca en todo el distrito. Esta política está destinada a servir como una guía para el personal y los participantes potenciales para el proceso de FVRL para la determinación de las ofertas, solicitudes de calificaciones, las solicitudes de propuestas y contratos relativos a proyectos de obras públicas, compras y actividades de mantenimiento. Un glosario de términos se encuentra al final del documento.

El propósito de obtener propuestas, las ofertas y cotizaciones es ayudar a asegurar que los contratos públicos se realizan satisfactoriamente y eficientemente, por lo menos costo para el público y el mayor valor de a FVRL. Estas pautas están previsto documentar cuando buscar las ofertas y cuando una solicitud formal de calificaciones o propuestas y los requisitos y procedimientos para cada tipo de acción. FVRL no está obligado por ley a buscar licitaciones competitivas para la compra de mobiliario, equipo y software no asociada a un trabajo público pero pueden elegir hacerlo como cuestión de buena política pública.

Contradicciones ni cuestiones que no parecen estar cubierto de políticas escritas deberán decidirse por el Director Ejecutivo de FVRL. FVRL mantener y producir anualmente por la Junta Directiva una lista de todos los contratos adjudicados siguiendo la política de retención de registros.

A. determinar el costo del proyecto

Determinar el costo estimado de un proyecto o compra es un primer paso crucial, puesto que la determinación dictará si se buscan las ofertas o solicitud de propuestas o títulos deben ser emitidos antes de la adjudicación de un contrato. Hacer un presupuesto exacto es deseable, pero raramente posible. La persona que hace la estimación debe determinar el valor justo y razonable de los trabajos a realizar o la compra a realizar, teniendo en cuenta las condiciones particulares que se enfrentarán y los requisitos del proyecto o compra.

MRSC B. lista de pequeñas obras

Por resolución 2017-2 de Fort Vancouver Regional Library District del Patronato, el Distrito tendrá en cuenta todas las empresas registradas en la investigación Municipal y lista de obras pequeñas (SWR) de centro de servicios (MRSC) para solicitar licitaciones para proyectos de obras públicas superiores a $35.000. Postores interesados deben registrarse con MRSC en mrscrosters.org para pujar o proporcionar cotizaciones para proyectos FVRL en virtud de 39.04.155 RCW.

  • Considerar el costo real de rendimiento, teniendo en cuenta el costo de mano de obra, equipo y materiales. Este enfoque requiere el estimador de tener un buen conocimiento de trabajo de métodos de construcción, equipos y las condiciones del mercado.
  • Llegar a una estimación mediante el uso de datos históricos. El estimador comentarios sobre contratos de recently‐awarded, hacer ajustes para el proyecto propuesto y las condiciones del mercado actual.
  • Combinan los datos de la oferta histórica con datos de costo real.
  • El presupuesto debe reflejar la cantidad que FVRL considera justo y razonable y que está dispuesto a pagar por el trabajo o compra contemplada. Varios enfoques se pueden utilizar para hacer una estimación.
  • Para determinar el costo estimado de un proyecto de obras públicas, todas las cantidades pagaron para materiales, suministros, equipo y mano de obra en la construcción de ese proyecto debe ser incluido.

C. determinar el tipo de proyecto

Las compras de los gobiernos locales y proyectos generalmente caen en una de estas categorías:

  • Obras públicas: todos trabajo, construcción, modificaciones, reparaciones o mejoras a la propiedad física, que no sean de mantenimiento ordinario, que son pagados por un municipio
  • Reparación y mantenimiento: trabajo que se realiza en cualquier edificio público o propiedad sobre una base regular para servicio, cheque o reemplazar elementos que no se rompen; o trabajo que no es bu regulares es necesaria para mantener el activo para que la reparación no se hace necesaria
  • De compras: Compras de bienes, equipos, suministros o materiales que no están relacionados con un proyecto de obras públicas
  • Arquitectura profesional y servicios de ingeniería: servicios profesionales proporcionados por un consultor que caen debajo de arquitectura, ingeniería, topografía o arquitectura del paisaje de la tierra
  • Servicios personales: conocimientos técnicos proporcionados por la consultora para llevar a cabo un estudio específico, proyecto, tarea u otra declaración de trabajo, no incluyendo arquitectura profesional y servicios de ingeniería
  • Compra servicios: servicios provistos por proveedores para las funciones de rutina, necesarias y continuas de una agencia local, sobre todo relacionadas con el trabajo físico

2. PROYECTOS DE OBRAS PÚBLICAS (CONSTRUCCIÓN)

Todo el trabajo, construcción, alteración, reparación o mejoras que no sean de mantenimiento ordinario, ejecutada a costa del estado o de cualquier municipio, o que es, por ley, un gravamen o carga sobre cualquier propiedad en ella. Todas las obras públicas, incluyendo el mantenimiento cuando se realiza por contrato, deberá cumplir con el capítulo 39.12 RCW. Proyectos bajo $150.000 son elegibles para un proceso de licitación, proyectos sobre $150.000 debe seguir una invitación al proceso de licitación (ITB) como se describe a continuación.

Ver revisado código de Washington (RCW) 39.04.010 para una definición completa de la obra pública.

Una invitación a licitación (ITB) se utiliza para bienes o servicios donde el precio es el único factor determinante. El premio se hace al proveedor de presentar la oferta más baja que responde a la solicitud y se hace por un licitador responsable.

Hay tres niveles de proyectos de obras públicas con diferentes umbrales de gasto:

A. las obras públicas proyectos menores $35.000

  • Limitada en el ámbito
  • Obtener 2 dos citas verbales (recomendable pero no requerido)
  • Utilizar empresas locales cuando sea posible
  • Debe aceptar la oferta más baja capacidad de respuesta
  • Guardar todas las respuestas de la oferta y contratos electrónicamente
  • Vigentes salario intenciones/declaraciones juradas y prueba de seguro requerido
  • Fianzas de pago y retención renunciado
  • No hay requisito de publicidad
  • Después de premio comillas será abierto a inspección pública y solicitud electrónica

B. Fomento proyectos entre $35.000-$150.000

  • Solicitar teléfono, citas electrónicas o escritas de tres o más contratistas
  • Seleccionadas empresas calificadas de la SWR MSRC basan en criterios establecidos
  • Debe aceptar la oferta más baja capacidad de respuesta
  • Exentos del requisito de publicidad a menos que sea incapaz de obtener tres ofertas FVRL
  • Negociar contrato utilizar el contrato estándar de FVRL para obras públicas
  • Guardar todas las respuestas de la oferta y contratos electrónicamente
  • Fianzas de pago y retención opcional
  • Vigentes salario intenciones/declaraciones juradas y prueba de seguro se requiere
  • Después de premio comillas será abierto a inspección pública y solicitud electrónica

C. Fomento proyectos sobre $150.000: invitación a licitación

  • Utilizar la plantilla estándar de ITB FVRL o suministrados por la empresa de arquitectura
  • Consisten en tres a cinco de las ofertas solicitadas a través de un proceso público competitivo sellado oferta/propuesta
  • ITB debe identificar los factores de evaluación significativa, incluyendo precio y su importancia relativa
  • ITB debe proporcionar procedimientos razonables para la evaluación técnica de las propuestas (como la evaluación por el arquitecto, Ingeniero o el Comité del personal responsable de los aspectos técnicos del proyecto), identificación de fuentes calificadas y de selección para adjudicar el contrato
  • Ver requisitos de publicidad si no uso el MRSC SWR
  • Utilice el procedimiento de única fuente si hay sólo un proveedor potencial para un proyecto

D. evaluación de ITBs

Cuando se utiliza un proceso ITB para bienes y servicios, es importante considerar otros factores como la calidad y rendimiento. ITB se evalúa en parte en precio y en parte en otros factores. En aras de la justicia, los criterios de evaluación se especifican en la ITB.

Además de precio, FVRL tendrá en cuenta lo siguiente:

  • La habilidad, capacidad y habilidad del postor para la ejecución del contrato o prestación del servicio;
  • Si el licitador puede llevar a cabo el contrato dentro del tiempo especificado por FVRL;
  • La calidad del desempeño del licitador de contratos anteriores o de servicios;
  • El cumplimiento anterior y actual por el licitador con las leyes relativas al contrato o servicios;
  • Cualquier condición que se haya depositado el licitador en su oferta;
  • Si no se puede negociar un contrato satisfactorio, FVRL formalmente terminará las negociaciones con ese demandado y tratar de negociar un contrato con el siguiente demandado más calificado, el proceso continuará hasta que se llegue a un acuerdo o se cancela la búsqueda.
  • FVRL puede rechazar todas las propuestas por una buena causa y solicitar nuevas propuestas;
  • Todos los contratos superiores a $300.000 deben ser aprobados por la Junta de Síndicos.

3. PROYECTOS DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO

Mantenimiento ordinario en cualquier edificio público o propiedad es el trabajo que se realiza sobre una base regular (por ejemplo, diario, semanal, mensual, estacional, semestral, pero no menos con frecuencia que una vez al año), para servicio, revisar o reemplazar elementos que no se rompen; o el trabajo que regularmente no está prevista pero está obligado a mantener el activo para que la reparación no es necesaria. Se define mantenimiento como mantener las instalaciones existentes en condición buena, útil, operativa. 296‐127‐01O(7)(b)(iii) (WAC). Trabajos de mantenimiento (programado, preventivo o trabajo de reparación) no se consideran un trabajo público y la ley estatal no requiere un proceso de licitación. Este trabajo puede realizarse bajo un contrato de mantenimiento o sobre una base de case‐by‐case.

A. las reparaciones o mantenimiento en $35.000

  • Obtener 2 dos citas verbales (recomendable pero no requerido)
  • Prefieren las empresas locales cuando sea posible
  • Debe aceptar la oferta más baja capacidad de respuesta
  • Fianzas de pago y retención renunciado
  • Vigentes salario intenciones/declaraciones juradas y prueba de seguro se requiere
  • Sin publicidad necesaria
  • Después de premio comillas será abierto a inspección pública y solicitud electrónica

B. reparación o mantenimiento sobre $35.000:

  • Solicitar teléfono, cotizaciones electrónicas o escritas de tres o más proveedores
  • Seleccione empresas calificadas de MSRC SWR
  • Exentos del requisito de publicidad a menos que sea incapaz de obtener tres ofertas FVRL
  • Sobre $100.000 seguir el proceso ITB
  • Debe aceptar la oferta más baja capacidad de respuesta
  • Fianzas de pago y retención opcional
  • Vigentes salario intenciones/declaraciones juradas y prueba de seguro se requiere
  • Reparaciones llevadas a cabo bajo un contrato de mantenimiento no es necesario sacar a licitación a menos que el costo supera los $25.000. (Washington Administrative Code (WAC) 296‐127‐ 01O(7)(b)(iii))
  • Después de premio comillas será abierto a inspección pública y solicitud electrónica
  • Director Ejecutivo podrán renunciar a la exigencia de tres o más las ofertas si se recibieron las ofertas menos y diligencia para solicitar un número suficiente de ofertas está documentado.

C. rutina programado mantenimiento y contratos de varios años

Mantenimiento de rutina (incluyendo trabajo preventivo) se realiza generalmente por vendedores de contratos de multi‐year. FVRL hará una oferta a cada contrato en no menos de cada tres 3 años, pero pueden hacerlo más a menudo, para identificar potenciales proveedores para todas las categorías de servicios de mantenimiento necesarios. Cuando licitaciones, proveedores y contratistas se pedirá presentar propuestas incluyendo la definición de servicio, tarifas por hora, estimado anual aumentos de los costos, requisitos de personal y la disponibilidad de recursos.

Sobre la revisión, el FVRL podrá invitar a los mejores proveedores para hacer una presentación para describir sus calificaciones y detalles de la propuesta. El Comité de revisión compuesto por representantes de finanzas, compras, instalaciones y personal FVRL, tomará una decisión final basada en los datos recibidos.

D. servicios de On‐Call

FVRL usa on‐call proveedores y contratistas para completar non‐routine mantenimiento y reparación de pequeños proyectos. Con frecuencia el trabajo incluye la solución de problemas para determinar el curso correcto de acción para resolver un edificio o fallas del equipo. Proveedores y contratistas pueden seleccionarse de la SWR apropiado, y los proveedores locales se pueden utilizar según sea necesario para situaciones de emergencia (véase 6C — compras de emergencia).

4. COMPRA DE SUMINISTROS, MOBILIARIO Y EQUIPO

Adquirir bienes y servicios que requisitos de cumplir con FVRL hay que buscar precios competitivos y excluye impuestos, envío y el manejo de tasas de costo al total teniendo en cuenta límites de apuesta. Compras anuales se definen por la cantidad que se gasta en los artículos comprados, ya sea como una sola orden o como una serie de pedidos para los artículos iguales o similares en el transcurso de un año fiscal. FVRL tiene la intención de utilizar los contratos de adquisición federal, estatal y o condado cuando sea posible para obtener el mejor precio.

FVRL está autorizado a comprar desde o a través de los gobiernos Federal, estatales o locales por RCW 39.32.070‐090. El estatuto autoriza la compra de equipos, insumos, mobiliario y otros bienes, sin publicidad, aviso o invitando propuestas. Los artículos comprados a través del estado, Condado, local o contratos no requieren de las ofertas. Esto incluye las compras realizadas a través de OfficeMax y Staples. Para una lista completa de proveedores, póngase en contacto con compras.

Insumos son elementos consumibles utilizados en la operación diaria de FVRL e incluyen papel, suministros de oficina, toner, fuentes privativas de la libertad, tarjetas, postales, sobres de papel con membrete y papel, elementos utilizados en las actividades de mantenimiento y programas informáticos. Consulte compras para aclaración en cuanto a lo que se consideraría una oferta de compra. FVRL no está obligado por ley a buscar licitaciones competitivas para la compra de suministros, pero decide hacerlo como buena política pública.

Los siguientes umbrales de dólar excluyen todos los costos asociados con un pedido (impuestos, transporte, instalación, etcetera). Los umbrales aplicarán a las solicitudes de one‐time y a una serie de órdenes (por biblioteca o departamento) con los costos acumulados para el año presupuestario en el umbral. Por ejemplo, FVRL no puede dividir la compra de tarjetas de la biblioteca en dos o más compras durante todo el año para no tener que obtener las tres citas necesarias para determinar el mejor precio.

A. anual compras menores de $35.000:

  • Obtener 2 dos citas verbales (recomendable pero no requerido)
  • Utilizar empresas locales cuando sea posible
  • Debe aceptar la oferta más baja capacidad de respuesta
  • Guardar electrónicamente todas las respuestas de la oferta
  • No hay requisito de publicidad
  • Después de premio comillas será abierto a inspección pública y solicitud electrónica
  • Utilice el procedimiento de única fuente si hay sólo un proveedor potencial para un proyecto

B. anual compras superiores a $35.000:

  • Utilizar la pequeña lista de obras para obtener la lista de proveedores
  • Solicitar cotizaciones electrónicas de 3 tres o más proveedores
  • Debe aceptar el postor responsable más bajo
  • Guardar electrónicamente todas las respuestas de la oferta
  • No hay requisito de publicidad
  • Después de premio comillas será abierto a inspección pública y solicitud electrónica
  • Utilice el procedimiento de única fuente si hay sólo un proveedor potencial para un proyecto

C. compra de colecciones de la biblioteca

A fin de FVRL satisfacer las necesidades de nuestros clientes, múltiples proveedores están aprobados para la compra de materiales de la biblioteca. Se necesitan múltiples proveedores debido:

  • La gran variedad de formatos para los materiales
  • Compras en varios idiomas
  • Zonas especiales de enfoque y conocimientos
  • Editores independientes o distribuidores
  • Uno mismo-editores

Proveedores que suministran materiales a FVRL son seleccionados para el grupo de proveedores de colecciones mediante un proceso RFP que se realiza cada tres a cinco años. El objetivo del proceso de RFP es establecer uso opcional contratos con proveedores para una amplia gama de servicios de proveedores para materiales no libro y libro para el público adulto, jóvenes adulto y juvenil. Estos servicios pueden incluir las listas de selección y planes de otras herramientas de selección, orden u orden automático, transmisión electrónica de pedidos y listas de selección, recursos bibliográficos, registros de catálogo de MARC y artículos listos de estante, eBook productos y servicios, productos de streaming de los medios y servicios, abriendo proyectos de colección día de nuevas bibliotecas, envíos a bibliotecas comunitarias y procesamiento físico de materiales de DVD, audio, video y libro. La intención es establecer un grupo de vendedores ofreciendo precios competitivos en libro y materiales no librarios y servicios a FVRL.

Una vez establecida la piscina proveedor, se utilizan los siguientes criterios de prioridad para las decisiones de compra individuales:

  • Descuentos
  • Términos de venta y envío/entrega de métodos
  • Herramientas de selección y servicios bibliográficos
  • Otros servicios de valor añadido tales como tratamiento previo, catalogación y gratuito revisión libros
  • Servicio al cliente de proveedores, incluyendo la oportuna respuesta y resolución de preguntas/problemas
  • Acción en mano y la disponibilidad de la información proporcionada por proveedor
  • Usabilidad de interfaces en línea
  • Tiempo de entrega deseado
  • Interfaz eficiente con corriente FVRL integrado biblioteca sistema (ILS)
  • Formato diferente especialización u otros requisitos especiales, como el lenguaje
  • Única fuente, que generalmente incluye editores o distribuidores que no revender o utilizar mayoristas para sus productos

Servicios de suscripción para imprimirlos pedidos, publicaciones periódicas y bases de datos no se incluyen en el proceso de selección de proveedores múltiples. Estos servicios son manejados por el estándar competitivo oferta de procedimientos para compras.

5. SOLICITAR PARA LA ARQUITECTURA Y SERVICIOS DE INGENIERÍA

Arquitectura y servicios de ingeniería (A&E) son servicios prestados por cualquier persona o empresa, que no sea un empleado de FVRL, contratación realizar actividades en el ámbito de la definición general de práctica profesional. Capítulo 39.80 RCW requiere que cualquier servicio que se prestaría por un profesional, como un arquitecto registrado, Ingeniero, topógrafo o arquitecto paisajista debe ser procurado a través de la selección basada en calificaciones.

Solicitudes de calificaciones (RFQ) se utilizan exclusivamente para proyectos de un arquitecto o servicios de un ingeniero. Proponentes, deberá presentar calificaciones, si no ya el archivo y un ámbito de propuesta de servicios en respuesta a las necesidades específicas de la Agencia. Como mínimo, cada solicitud de cotización debe incluir una declaración de necesidad de (alcance), calcula el presupuesto del proyecto, horario estimado, criterios de evaluación, elementos de la propuesta, plazo de presentación y de FVRL términos y condiciones estándar.

A diferencia de otros tipos de contratos que se otorgan para el postor responsable más bajo, A&E contratos se adjudican principalmente basada en calificaciones, en lugar de costo. FVRL evalúa la experiencia de las empresas competidoras, selecciona la firma más calificada y negocia el alcance del proyecto final y costo asociado.

Solicitudes de presupuesto deben incluir:

  • El alcance general y la naturaleza del proyecto o trabajo que se requieren servicios.
  • Criterios de evaluación en el que se juzgará a calificaciones y rendimiento.
  • Claramente los plazos y requisitos para las presentaciones.

A. arquitectura & ingeniería proyectos $35.000:

  • Solicitar la calificación de uno a tres empresas (recomendable pero no requerido)
  • Utilizar empresas locales cuando sea posible
  • Guardar electrónicamente todas las respuestas de la oferta
  • No hay requisito de publicidad
  • Después de premio comillas será abierto a inspección pública y solicitud electrónica
  • Utilice el procedimiento de única fuente si hay sólo un proveedor potencial para un proyecto

B. arquitectura & ingeniería proyectos sobre $35.000:

  • Seguir la solicitud para el proceso de calificaciones (RFQ) abajo
  • Solicitudes de cotización deben solicitar mediante un proceso de propuesta pública, competitivo
  • Ver requisitos de publicidad si no uso el MRSC CSR
  • Guardar todas las respuestas de la oferta, las evaluaciones y contratos electrónicamente
  • Después de premio comillas será abierto a inspección pública y solicitud electrónica
  • Utilice el procedimiento de única fuente si hay sólo un proveedor potencial para un proyecto

C. proceso de evaluación de la solicitud de cotización de

Debe convocar un Comité de evaluación de tres a cinco empleados FVRL, uno o dos de los cuales conocen técnicamente con el proyecto. Los otros miembros del Comité deben ser generalmente familiarizados con los requerimientos del proyecto. El Director de la división de FVRL supervisión del proyecto determinará cómo se elige el Comité. Para ayudar al Comité de evaluación y para asegurar una evaluación adecuada de las presentaciones, se deben desarrollar criterios de evaluación antes de su recepción de presentaciones. A menudo, los criterios de evaluación se realizan una parte de la publicidad de servicios, por lo que los encuestados pueden dirigir sus respuestas a los criterios de ponderada.

Criterios de evaluación podrían ser como sigue:

  • Experiencia previa en el servicio requerido (0‐25)
  • Experiencia del personal clave (0‐25)
  • Sugiere el enfoque del proyecto (comprensión del proyecto) (0‐20)
  • Respuesta de referencias (0‐10)
  • Capacidad de cumplir con el horario (0‐10)
  • Experiencia previa en proyectos de biblioteca (0‐10)
  • PUNTOS DE MÁXIMO 100

Los criterios de evaluación deberán ser desarrollados específicamente para cada proyecto basado en tamaño, complejidad, tiempo, etcetera. para facilitar a los consultores a presentar la información deseada, que sea más fácil para Comité de evaluación para llevar a cabo su tarea y reducir los posibles problemas de retos para el proceso de selección a través de una cuidadosa evaluación y documentación del procedimiento. Es la ventaja de FVRL y los consultores para prestar asesoría con los ponderada de criterios de selección a utilizar.

Adjudicación de contratos de A&E

Después de que ha sido elegida la empresa más cualificada, FVRL puede negociar un contrato para los servicios a un precio que FVRL determine justa y razonable, teniendo en cuenta el valor estimado de los servicios a ser prestados, así como el alcance y la complejidad del proyecto. Si no se puede negociar un contrato satisfactorio, FVRL formalmente termina las negociaciones con esta firma e intenta negociar un contrato con la empresa más cualificada siguiente. El proceso continúa hasta que se llegue a un acuerdo o se termina la búsqueda. Todos los contratos de A&E sobre $300.000 se someten a la FVRL de la Junta de Síndicos para su aprobación.

Inmediatamente después de la concesión y terminación de un contrato, RFQs todos que FVRL ha asegurado registrados en la lista propuesta, para ser mantenido por la división de finanzas y hechos abiertas a inspección pública cuando así lo solicite. El proceso descrito anteriormente para la adquisición de servicios A&E se puede prescindir al encontrar por FVRL que una situación de emergencia requiere la ejecución inmediata de los trabajos por capítulo 39.80.060 RCW.

6. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALE
S (SOLICITUDES DE PROPUESTAS)

Servicios profesionales son non‐public trabaja las actividades que requieren mano de obra, equipos, insumos y elementos para que una agencia de contratos con carácter periódico o rutinario. Los servicios pueden incluir software modificado para requisitos particulares y servicios de apoyo continuo (en comparación a la compra de un programa de "plataforma de the‐ de off‐" con un apoyo mínimo); privativas de la libertad y motivos de los contratos de mantenimiento; facturación de utilidad y servicios de datos; contratos anuales de limpieza de cristales; contratos de mantenimiento para equipos de oficina, incluidos ordenadores; más servicios y profesionales como consultores, con la excepción de servicios arquitectónicos y de ingeniería.

Contratación de servicios profesionales debe seguir las solicitudes para el proceso de propuestas (RFP). RFP pregunte a proponentes a presentar un propuesta alcance de los servicios en respuesta a las necesidades específicas de la Agencia. Como mínimo, cada RFP debe incluir una declaración de necesidad de (alcance), calcula el presupuesto del proyecto, horario estimado, criterios de evaluación, elementos de la propuesta, plazo de presentación y de FVRL términos y condiciones estándar.

RFP debe incluir:

  • El alcance general y la naturaleza del proyecto o trabajo que se requieren servicios.
  • Criterios de evaluación en el que se juzgará a calificaciones y rendimiento.
  • Claramente los plazos y requisitos para las presentaciones.

A. de servicios profesionales en $35.000:

  • Identificar el alcance del trabajo
  • Obtener un mínimo de 2 dos respuestas por el MSRC CSR
  • Utilizar empresas locales cuando sea posible
  • Debe aceptar la oferta más baja responsable
  • No hay requisito de publicidad
  • Después de premio comillas será abierto a inspección pública y solicitud electrónica

B. profesional servicios sobre $35.000:

  • Identificar el alcance del trabajo
  • Solicitar teléfono, cotizaciones electrónicas o escritas de tres a cinco empresas calificadas
  • Utilizar el MSRC CSR cuando sea posible
  • Exentos del requisito de publicidad si se utiliza el MRSC CSR
  • Debe aceptar la oferta más baja capacidad de respuesta
  • Fianzas de pago y retención opcional
  • Después de premio comillas será abierto a inspección pública y solicitud electrónica
  • Utilice el procedimiento de única fuente si hay sólo un proveedor potencial para un proyecto (es decir, software)

C. proceso de evaluación RFP

Debe convocar un Comité de evaluación de tres a cinco empleados FVRL, uno o dos de los cuales conocen técnicamente con el proyecto. Los otros miembros del Comité deben ser generalmente familiarizados con los requerimientos del proyecto. El Director de la división de FVRL supervisión del proyecto determinará cómo se elige el Comité. Para ayudar al Comité de evaluación y para asegurar una evaluación adecuada de las presentaciones, se deben desarrollar criterios de evaluación antes de su recepción de presentaciones. A menudo, los criterios de evaluación se realizan una parte de la publicidad de servicios, por lo que los encuestados pueden dirigir sus respuestas a los criterios de ponderada.

Criterios de evaluación podrían ser como sigue:

  • Experiencia previa en el servicio requerido (0‐25)
  • Experiencia del personal clave (0‐25)
  • Sugiere el enfoque del proyecto (comprensión del proyecto) (0‐20)
  • Respuesta de referencias (0‐10)
  • Capacidad de cumplir con el horario (0‐10)
  • Experiencia previa en proyectos de biblioteca (0‐10)
  • PUNTOS DE MÁXIMO 100

Los criterios de evaluación deberán ser desarrollados específicamente para cada proyecto basado en tamaño, complejidad, tiempo, etcetera. para facilitar a los consultores a presentar la información deseada; hace más fácil para Comité de evaluación para llevar a cabo su tarea; y reduce los posibles problemas de retos para el proceso de selección a través de una cuidadosa evaluación y documentación del procedimiento. Es la ventaja de FVRL y los consultores para prestar asesoría con los ponderada de criterios de selección a utilizar.

Adjudicación de contratos de servicios profesionales

Después de que ha sido elegida la empresa más cualificada, FVRL puede negociar un contrato para los servicios a un precio que FVRL determine justa y razonable, teniendo en cuenta el valor estimado de los servicios a ser prestados, así como el alcance y la complejidad del proyecto. Si no se puede negociar un contrato satisfactorio, FVRL formalmente termina las negociaciones con esta firma e intenta negociar un contrato con la empresa más cualificada siguiente. El proceso continúa hasta que se llegue a un acuerdo o se termina la búsqueda. Todos los contratos de servicios profesionales por $300.000 se someten a la FVRL de la Junta de Síndicos para su aprobación.

Inmediatamente después de la concesión y terminación de un contrato, todos RFPs que FVRL ha asegurado registrados en la lista propuesta, para ser mantenido por la división de finanzas y hechos abiertas a inspección pública cuando así lo solicite. El proceso descrito anteriormente para la obtención de servicios profesionales se puede prescindir al encontrar por FVRL que una situación de emergencia requiere la ejecución inmediata de los trabajos por capítulo 39.80.060 RCW.

7. EXCEPCIONES AL PROCESO DE PRECIOS COMPETITIVOS Y OFERTA FORMAL

A. contratos

FVRL está autorizado a comprar desde o a través de los gobiernos Federal, estatales o locales por RCW 39.32.070‐090. El estatuto autoriza la compra de equipos, insumos, mobiliario y otros bienes, sin publicidad, aviso o invitando propuestas. Además de cumplir con los procedimientos de FVRL, cumplir con otros procedimientos de la agencia gubernamental puede ser necesaria.

B. única fuente proveedores

Compra de única fuente se usa cuando, debido a características únicas del producto/servicio solicitado (por ejemplo, derechos de autor, patentes), no existe un único producto o servicio capaz de cumplir con el requisito de FVRL y sólo un vendedor que vende ese producto o servicio. Validación de un proveedor como fuente única y previa aprobación por el Director Ejecutivo es necesaria en cualquier compra de única fuente. Una forma única fuente se encuentra en el Apéndice A para guiar el proceso.

C. compras de emergencia de

Compra de emergencia sólo se utiliza para evitar un peligro inmediato para la vida, para preservar la propiedad de FVRL, o para evitar interrupciones de servicio importante. El término "emergencia" se define por ley en el sentido de circunstancias imprevistas ajenas a la municipalidad que sea (a) presenta una amenaza real e inmediata para la correcta realización de las funciones esenciales; o (b), probablemente resulte en pérdida de material o daño a la propiedad, lesiones o pérdida de la vida, si no se toman medidas inmediatas. (RCW 39.04.280(3)).

 

En tal situación, el Director Ejecutivo podrá declarar que existe una situación de emergencia, renunciar a los requisitos de oferta competitiva y otorgar todos los contratos necesarios en nombre de la biblioteca para atender la emergencia. Si un contrato se concede sin requisitos competitivos debido a una emergencia, escrita los hallazgos de la existencia de una emergencia deben ser hechos por el órgano de gobierno o su representante y entró en su registro no más tarde de dos semanas después de la adjudicación.

 

8. NORMAS Y REQUISITOS GENERALES

Requisitos de publicidad

En caso de que un RFP, ITB o solicitud de cotización no utiliza el MRSC CSR, la RFP o RFQ requiere el proyecto de publicidad. Anuncios de proyecto deben publicarse en un periódico de circulación general (por ejemplo, el colombiano) por lo menos trece 13 días antes de la fecha en que se recibirán las propuestas.

El siguiente debe ser incluido cuando un proyecto de propuestas o licitaciones de publicidad:

  • Título del proyecto
  • Naturaleza y alcance del trabajo
  • Donde contrato los documentos (planos y especificaciones) pueden ser revisados u obtenidos
  • El lugar, fecha y hora que las propuestas se deben
  • Declaración que una Unión propuesta deberá acompañar la propuesta
  • Declaraciones que FVRL mantiene el derecho a rechazar cualquier y todas las propuestas y renunciar a pequeñas irregularidades en el proceso de propuesta
  • Indican que las propuestas deben ser selladas.
  • Si la publicidad es para un proyecto de obra pública, incluir notificación de que el trabajo está sujeto a leyes de sueldos prevalecientes. (CASOS 39.04.010. CASOS 39.12.010 y 020)

Órdenes de cambio

Cualquier modificación a un proyecto durante la construcción que no es compatible con las especificaciones de la propuesta sobre la que se adjudicó el contrato es una "orden de modificación". En el curso de un contrato de construcción, pueden surgir emergencias bona fide y alteraciones accidentales bien pueden ser necesarios. Cuando esto ocurre, no es en el distrito o el público mejor interés parar y solicitar propuestas para este trabajo.

Como regla general, una orden de cambio no debe utilizarse para corregir trabajos defectuosos. En tales casos se recomienda un proceso competitivo. Sin embargo, si el trabajo defectuoso está en garantía, puede utilizarse una orden de modificación.

Conflictos de interés

No administrador de biblioteca o empleado deberá ser beneficiosamente interesado, directamente, o indirectamente, en cualquier contrato que puede hacerse, a través o bajo la supervisión de dicho patrono o empleado, en todo o en parte, o acepta, directa o indirectamente, cualquier compensación, gratificación o recompensa en relación con dicho contrato. CASOS 42.23.030

Seguro

Proveedores y contratistas están obligados a llevar seguro a los límites indicados en su contrato con FVRL. Debe proporcionarse un certificado de seguro para cualquier proveedor o contratista realizar trabajos en sitio, en cualquier lugar de FVRL.

Eliminación

FVRL no se puede romper un proyecto de obras públicas en diferentes fases para evitar cumplir con el capítulo 35.22.620(3)RCW que prohíbe la división de un proyecto en unidades de trabajo o clases de trabajo para mantener los costos por debajo del umbral de la licitación, a pesar de que las fases se realizan a diferentes intervalos de tiempo. FVRL debe el costo total de todas las fases de la obra pública o la compra y si el costo total supera el límite de apuesta aplicable, FVRL debe pujar cada fase del proyecto a pesar de una fase dada puede costar menos que el límite de oferta.

Que prevalecen los salarios

Todos los proyectos de obras públicas requieren el pago de los salarios vigentes bajo capítulo 39.12 RCW. Contratistas deben ser informados con antelación que deben pagarse los salarios vigentes a todos los empleados que trabajan en el contrato. Es responsabilidad del contratista de presentar una declaración de intención de pagar que prevalecen los salarios con la estadística Industrial del Departamento de trabajo y servicios industriales. El contratista debe proporcionar también a FVRL certificado de nóminas semanales cubriendo a cada persona que trabaja en el sitio del proyecto de cada contratista y subcontratista de cualquier nivel para la duración del contrato.

Por favor vea http://www.lni.wa.gov/TradesLicensing/PrevWage/WageRates/default.asp para las tarifas de salario predominante actual.

Ofertas responde

Una apuesta sensible o vendedor es quien se considera capaz de suministrar los bienes o servicios solicitados en la solicitud. Una apuesta sensible debe incluir, pero no se limita al:

  • Evidencia de licencias necesarios
  • Elegibilidad para hacer negocios en la jurisdicción
  • Experiencia en la prestación de bienes o servicios similares a los solicitados se
  • Estabilidad financiera
  • Experiencia necesaria, personal, equipos o servicios para satisfacer las necesidades

No recibir respuesta de las ofertas

Si no hay pujas sensibles son recibidos para un proyectos de obras públicas, FVRL se reserva el derecho de auto-realizar cualquier trabajo que está dentro de la capacidad del distrito para llevar a cabo. Si FVRL personal es incapaz de realizar el trabajo necesario, el proyecto a licitación.

Impuesto sobre las ventas

Normalmente el impuesto sobre las ventas se aplica a cada venta de propiedad personal tangible (y algunos servicios). Así, para efectos de la solicitud, el impuesto debe ser incluido al determinar el costo de una obra pública, o cuando se calcula el costo de materiales, suministros y equipos adquiridos por separado de una obra pública. Impuesto sobre las ventas no es incluido al determinar límites de apuesta.

Pequeñas y empresas de minorías y empresas de mujeres

Es el objetivo de FVRL a pequeñas y empresas de minorías y empresas de las mujeres a participar activamente en el proceso de licitación; sin embargo FVRL discriminar, ni dar tratamiento preferencial a dichas empresas.

Garantías

FVRL requiere garantías como algo natural en todos los proyectos de obras públicas y reparaciones para un mínimo de un año. Garantías más largas pueden ser negociadas para proyectos específicos.

9. GLOSARIO

Oferta de límites, cantidades de dinero que competitivo ofertas o el proceso de lista de pequeñas obras no son necesarias para la compra de equipos, suministros o materiales o para proyectos de obras públicas.

Las ofertas competitivas, un proceso mediante el cual hay competencia tras anuncio en periódicos señalados o en otros medios de comunicación para equipos, suministros, material y contratos públicos de obras, abierto a todos los proveedores, proveedores y contratistas, y en que precio es la base principal para su examen y la adjudicación del contrato.

Límite de la propuesta, esa cantidad de dólares que se utilizará la solicitud formal de procedimiento propuesta establecida.

Cita: un proceso a través del cual se solicitan citas verbales, escritas o electrónicas de proveedores, proveedores de equipos, suministros y material contratos con los costos estimados totales debajo de los límites de licitación siguientes a la notificación según lo establecido por las políticas de la agencia local, si existen y en que precio es la base principal para su examen y la adjudicación del contrato.

Especificaciones – los requisitos explícitos amueblado con una solicitud competitiva en que una orden de compra o contrato debe basarse. Las especificaciones establecen las características de los productos o servicios a adquirirse para permitir al proveedor a determinar y entender los requerimientos del comprador. Las especificaciones pueden ser en forma de una descripción de las características físicas o rendimiento, una marca de referencia o ambos. Puede incluir una descripción de cualquier requisito para la inspección, prueba o preparar un material, equipo, suministros o servicio de entrega.


Historia política:

  • Junta aprobada — política Original 15/05/2017