Política de registros públicos

Fort Vancouver Regional Library District (FVRL) sigue los requisitos de registros públicos 42.56 RCW, comúnmente conocida como la ley de registros públicos.

Definiciones

Un registro público, tal como se define en el RCW, incluye cualquier escritura que contiene la información relativa a la conducta del gobierno o el desempeño de cualquier función gubernamental o propietario preparado, propiedad, utilizado o retenidos por cualquier estado o agencia local sin importar su forma o características, excepto como exentos. La definición de un registro público contiene tres elementos, (WAC 44-14-03001):

  1. El registro debe ser un "escribiendo," que se define en términos generales para incluir cualquier grabación de cualquier comunicación, imagen o sonido. Una escritura incluye no sólo las letras convencionales y memorandos, pero también los correos electrónicos, videos, fotos y datos informáticos. (RCW 42.56.010)
  2. La escritura debe referirse a la conducta del gobierno o el desempeño de cualquier función gubernamental o de propiedad.
  3. La escritura debe ser preparada, propiedad, utilizada o retenida por la agencia.

Solicitudes

Todas las solicitudes para la inspección o copias de los registros públicos debe ser escrita dirigida al oficial de registros públicos y puede ser entregada personalmente a la oficina de asuntos FVRL o cualquier sucursal de la biblioteca, por correo, correo electrónico mediante el formulario de contacto, o fax. Personas pidiendo información de registros públicos recibirán una respuesta dentro de 5 cinco negocios oficina días hábiles desde la recepción de la solicitud. La respuesta incluirá uno de los siguientes (RCW 42.56.520):

  1. respuesta a la solicitud;
  2. Reconociendo la recepción de la solicitud y una estimación de tiempo adicional necesaria para producir la información solicitada;
    1. la biblioteca debe estimar el tiempo adicional necesario para responder basado en tiempo necesario para:
      1. aclarar la solicitud
      2. localizar registros para responder a la solicitud
      3. Póngase en contacto con terceros afectados por la solicitud
      4. determinar si los registros están cubiertos por una exención y no deben ser revelados en su totalidad o en parte
  3. denegación de la solicitud basada en exención específica autorizando la retención de los registros (o parte) y una breve explicación de cómo se aplica la exención al registro retenido. RCW 42.56.210(3)

Todos los registros públicos de FVRL están disponibles para inspección del lunes al viernes por cita solamente en la oficina de asuntos FVRL.

 

No hay cargo por inspección de o localizar documentos públicos. Solicitudes iniciales de una sola copia de los documentos aprobados por Fort Vancouver Regional Library District del Patronato en una reunión pública (por ejemplo, las políticas, las resoluciones, presupuestos, minutos, agendas) y la información contenida en el sitio FVRL se proporcionará sin cargo alguno. Copias de las políticas que ha aprobado la Fort Vancouver Regional Library District Junta de Síndicos podrán ser vistos en o impreso desde el sitio web FVRL, www.fvrl.org.

Honorarios

Generalmente información estarán disponible electrónicamente sin cargo.

RCW 42.56.120 permite un cargo razonable por las copias impresas que se impondrán para producir copias de los expedientes públicos incluyendo los costes reales directamente incidentes a dicha copia, tales como el tiempo de un miembro del personal para copiar, tiempo de correo y el costo de franqueo. Todas las copias de los registros públicos con las excepciones mencionadas, se le cobrará un cargo de 10¢ por página más el costo de tiempo de un miembro del personal para reproducirse y enviar por correo la copia y el costo de franqueo. Pago debe ser recibido antes de producir o enviar por correo la información.

Exenciones

Cualquier registro biblioteca usado para mantener el control de materiales de la biblioteca, o para proporcionar acceso a la información que revela o podría utilizarse para revelar la identidad de un usuario de la biblioteca o a identificar a los usuarios de la biblioteca específica con materiales de la biblioteca específica o solicitudes de información, está exenta de divulgación pública para proteger la privacidad de los usuarios por RCW 42.56.

Algunas otras excepciones, incluyendo cuestiones de personal, temas relativos a la adquisición de tierras, las negociaciones laborales y la identificación de donantes se definen en los casos Si cualquier artículo es retenido, la exención específica que autoriza tales retenciones será citada y se proporcionará una explicación por el oficial de registros públicos.

Implementación

Esta política será implementada por el oficial de registros públicos, como delegado por el Director Ejecutivo de la biblioteca. El oficial de registros públicos se espera hacer todos los esfuerzos para aplicar estas normas de manera justa, razonable, humana y positiva.

Cualquier persona solicitar registros públicos que cuestiona la forma en que esta política ha sido aplicada, puede utilizar el proceso de Apelación establecido por los derechos de apelación para las políticas.

Aprobó:
Póliza original 2/10/03
Amended 13/09/10