Compras, capitalización y disposición política

PREÁMBULO

Como una entidad gubernamental en el estado de Washington, el Fort Vancouver Regional Library District (distrito) es responsable de tener una política de compras, capitalización y disposición aprobada. El distrito tendrá que adquirir los procedimientos y directrices identificando los procesos utilizados para adquirir suministros, activos fijos, servicios y obtener información sobre la realización de proyectos de obras públicas; procedimientos de salvaguardia, el control y la cuenta para los inventarios de suministros y activos fijos; y un programa de mantenimiento y reemplazo de capital. El oficial de finanzas es responsable de administrar los activos fijos del distrito.

COMPRA

Compra incluye la adquisición de insumos, equipos, recursos bibliográficos (libros, revistas, CDs, DVDs, bases de datos electrónicas) y servicios.

El distrito deberá comprar y adquirir suministros y equipo de tal manera como asegurará más facilidad y economía en la adquisición. Más de una propuesta general se recabará en la adquisición de suministros, equipo, o servicios donde parece razonable al Director Ejecutivo o persona designada que puede adquirirse a un menor costo o mejor producto.

Sobre una base regular, el personal deberá solicitar propuestas de más de un vendedor en todos los casos de compras recurrentes, por ejemplo los recursos de la biblioteca.

CAPITALIZACIÓN

Cualquier elemento cuesta solo $10.000 o más se consideran un activo capitalizado. Los recursos de la biblioteca, en su conjunto, son considerados un bien capitalizado y seguirán el proceso de disposición, como se indica más abajo.

La biblioteca del Patronato autoriza la compra de todos los activos, ya sea mayúscula o no, con la aprobación del presupuesto anual del distrito.

HORARIOS DE CAPITAL MANTENIMIENTO Y REEMPLAZO

Se establecerá un programa de mantenimiento para todos los activos capitalizados. Esto puede incluir los contratos de mantenimiento y regulares de mantenimiento del vehículo.

Se establecerá un programa de mantenimiento de la instalación general. Este programa incluirá instalaciones de propiedad y no propiedad que el distrito es responsable del mantenimiento.

Un programa de reemplazo deberá identificarse para activos todo mayúsculas y otros equipos importantes.

PROYECTOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCIÓN

El distrito tendrá una lista de pequeñas obras a un límite establecido en RCW 39.04.155.

El distrito seguirá los requisitos del estado de Washington en lo que respecta al salario prevaleciente.

Cuando la construcción o remodelación de edificios, el Distrito utilizará un proceso competitivo para solicitar y evaluar propuestas basadas en factores pertinentes establecidos por el distrito, incluyendo, pero sin limitarse a, costo, pero puede usar un proceso de licitación si es en el mejor interés del distrito. Donde la aplicación de procedimientos competitivos conduciría a indeseables, antieconómico o resultados poco prácticos, el distrito también puede usar métodos alternativos licitaciones para la construcción o remodelación de proyectos, tales como el uso de un pequeño trabaja lista, diseño y construcción o procedimientos de construcción/contratista general manager, única fuente o adquisición llave u otros métodos de contratación alternativa permitidas bajo la ley estatal.

DISPOSICIÓN

El surplusing de artículos capitalizados, con la excepción de los recursos de la biblioteca (véase la política de colección), se maneja a través de un proceso de aprobación. Si otra entidad gubernamental le gusta los artículos surplused, el distrito puede transferir estos elementos mediante una transferencia Intergubernamental antes de hacer los artículos disponibles para la venta. Es la intención de la Junta que surplused artículos que deban ser vendido deben hacerse disponibles a todas las partes interesadas antes de la disposición final de los artículos. Esta notificación puede lograrse a través de avisos en el diario local y en la página web del distrito. La Junta deberá ser notificada de las ventas de excedentes periódicas. El oficial de finanzas o su representante deberá establecer los precios de los artículos surplused.

Hay algunos materiales que son desarrollados por el personal de la biblioteca para su uso, pero que son de valor para otros, tales como listas de obras prescritas, decoraciones y reportes internos. En estos casos el distrito puede cobrar por el costo de publicación y preparación, excluyendo el tiempo del personal (RCW 27.12.305).

El Director Ejecutivo es responsable de la administración de esta política y para el establecimiento de los procedimientos administrativos para su implementación.

Aprobó:
Póliza original del 1 de octubre, 1987
revisado: 12 de abril, 1999
revisado: 14 de mayo, 2001
revisado: 10 de julio, 2006
revisado: 10 de septiembre, 2007
revisado: 21 de abril, 2008
revisado: 20 de octubre de 2008